Novinky

PŘÍ NÁKUPU NAD 600,- Kč  SLADKÝ DÁREK - ČOKOLÁDA MILKA 100g

PŘÍ NÁKUPU NAD 1 200,- Kč  OSVĚŽUJÍCÍ DÁREK - DŽUS RELAX

Rady jak správně archivovat dokumenty?

Firma během svého provozu vytvoří nepřeberné množství dokladů a  dokumentů – účetních, daňových i jiných. Jakmile je využije pro jejich daný účel, stávají se nadbytečnými. Právní normy však nedovolují doklady ničit, nýbrž přikazují jejich archivaci. Doklady a dokumenty, se kterými firma pracuje či se podle nich řídí, se musí archivovat. Doba archivace se u jednotlivých druhů dokladů liší (3 až 30 let). Liší se také právní normy, které upravují, jak dlouho by měl podnikatel ten který doklad uchovávat. A konečně lišit se budou také archivační povinnosti v závislosti na podnikatelském subjektu.

Vše pro archivaci dokumentů:

Pro dokumenty, které je potřeba mít častěji po ruce, jako například faktury, výpisy z bankovních účtů apod. jsou vhodné standardní pořadače. Zapomeňte na ošklivé jednobarevné šanony. Daleko efektivnějšího pořádku a přehlednosti docílíte zvolením pořadačů v různých barvách.  Proč nezvolit žluté například pro objednávky a modré třeba pro výpisy?! Už jen podle barvy budete hned mít přehled kde co je. Navíc správný pořadač má otvor pro uchycení, aby šel snadno vytáhnout, vyměnitelný přední popisový štítek a kvalitní desky.

Mzdové listy musíme uschovávat nejméně 30 let

Zatímco deset let povinné úschovy pro případ daňových dokladů se nám může zdát jako relativně krátká doba, tak v případě mzdových listů jde o nepoměrně horší situaci. Na mzdové listy nahlíží dva různé právní předpisy.

Jednak jde o Zákon o účetnictví, který nařizuje účetním jednotkám uschovávat účetní doklady nejméně po dobu pěti let od jejich vyhotovení (mzdový list je účetním dokladem). Mnohem horší podmínky si v ohledu na úschovu mzdových listů klade zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Ten mimo jiné říká, že zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. A proč tak dlouho? Stanovení takto dlouhé doby je důsledkem ustanovení § 18 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, podle kterého je rozhodným obdobím pro stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu dávek důchodového pojištění období 30 kalendářních roků bezprostředně před rokem přiznání důchodu. Jde o to, že do evidenčních listů důchodového pojištění (ty jsou rozhodné pro stanovení výše důchodu) se přenášejí údaje právě ze mzdových listů, které je tak třeba zachovávat pro případnou kontrolu či vyhotovení neexistujícího evidenčního listu. Úschovu mzdových listů mohou u zaměstnavatelů kontrolovat Okresní správy sociálního zabezpečení. Ty nejčastěji kontrolují zaměstnavatele v okamžiku, kdy je někdo nespokojen s důchodem nebo v případech, kdy zaměstnavatel nepodal například evidenční listy za svoje zaměstnance. Následně při kontrole zaměstnavatele může Okresní správa zjistit, že mzdové listy se ztratily nebo jsou poškozené. Sankce za nesplnění povinností mohou být poměrně vysoké (při prvním nesplnění může Okresní správa uložit pokutu až do výše 100 000 Kč, zatímco při tom druhém až do 500 000 Kč).

Účetní doklady archivujte pět let. Výjimkou je účetní závěrka – minimálně 10 let

Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je samozřejmě účetní závěrka a výroční zpráva. Na druhé straně s tím asi nebudou velké problémy, neboť jde o soubor dokumentů mapujících činnost účetní jednotky v rámci jednoho zdaňovacího období a ty se vystavují jednou za rok. Z hlediska objemu tudíž nejde o velký rozsah. Každopádně musí být uschovávány po dobu deseti let. Podobně jako v případě daňových nebo mzdových dokladů má podnikatel možnost dokumenty převést do elektronické podoby. V případě nesplnění těchto povinností může být účetní jednotce vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv.